5 trucos para maximizar el tiempo en la oficina

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Cada trabajador sabe lo que es tener demasiado por hacer en muy poco tiempo disponible para realizarlo. Más aun, durante la fase de arranque de cualquier negocio o trabajo, esto es una historia que se repite a diario.

Sin embargo, es necesario experimentar con diferentes técnicas para gestionar el trabajo de la mejor manera y ser más productivo en el menor tiempo posible. La intención de este texto es hacer algunas recomendaciones para maximizar el uso del tiempo y lograr la culminación de las tareas más importantes con un mínimo de estrés.

      1. Entender las prioridades.

El primer paso para maximizar el tiempo es saber lo que se tiene que hacer. Una forma de hacer esto es tener una descripción tanto del trabajo pendiente como de los proyectos a realizar, todo en orden de prioridad; tener la descripción del trabajo, enumerando claramente las principales responsabilidades que se tienen de manera recurrente y; registrar en una lista los proyectos en los que se está trabajando. (Tratar de no tener nunca más de cuatro proyectos marchando al mismo tiempo.)

En conjunto, la descripción del trabajo y la lista de proyectos deben cubrir entre el 80 y el 90 por ciento de todo lo que debe hacer sobre una base diaria, a excepción de las cosas al azar y el trabajo pesado que inevitablemente crece o aparece de vez en cuando. Con esto en la mano, se debe ser capaz de decidir qué es lo más importante, para poder centrarse en ello en el tiempo que se tenga.

      2. Planes futuros.

Se debe apartar un tiempo una vez a la semana para planificar la próxima semana. Sobre la base de su descripción de trabajo y sus proyectos, así como de sus objetivos a largo plazo, preferiblemente al final de cada semana, planifica la próxima semana. Comience por preguntar cuáles son los elementos más importantes que tiene que desarrollar a lo largo de sus proyectos, y cuáles son las funciones más importantes de su trabajo. Dar prioridad en esta lista para que los elementos más importantes esténn en la parte superior. Recomendamos herramientas como any.do (web y app) o Asana (web y app).

      3. Programación con uno mismo.

Una vez que sabe lo que tiene que hacer para la próxima semana, aparta tiempo para cada tarea importante que haya planificado. Tenga en cuenta: Las cosas casi siempre toman más tiempo de lo esperado. Justo frente al hecho de la semana anterior, vuelve a su descripción de trabajo y la lista de proyectos, y no dude en priorizar las más importantes. Recomendaciones de herramientas: Google Calendar y Outlook.

      4. Estrechar el tiempo para tareas repetitivas.

La primera vez que haga un plan de este tipo, usted querrá estrechar los tiempos de las tareas repetitivas – incluyendo responder al correo electrónico o el pago de facturas investigación – Si se recibe una gran cantidad de correo electrónico, es necesario programar un bloque de tiempo cada día, preferiblemente a la misma hora todos los días, para revisar su bandeja de entrada.

      5. Deje tiempo libre.

Una vez que se convierta en experto en la planificación de esta manera, podrás tener la tentación de llevarlo demasiado lejos mediante la programación de cada minuto de cada día. No hagas eso. Tal vez una visita importante viene sin avisar o un hijo se enferma y tiene que quedarse en casa. Tal vez usted sólo tiene un día lento y no es capaz de lograr terminar  todo lo que había planeado. Cualquiera que sea el caso, no siempre resulta la semana exactamente como se había planeado, así que es recomendable dejar un poco de espacio extra para que un evento inesperado no afecte los planes en su semana.

Si decide implementar las estrategias anteriores, las tareas pendientes se deben alinear con las prioridades de la oficina. Así vas a tener tiempo suficiente para hacer las cosas y el tiempo suficiente para permitir que cosas inesperadas surjan sin poner en riesgo los objetivos principales.

Fuente de la imagen: www.pixabay.com

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